Что понадобится
Нужна подключённая 1С компании — см. Подключить 1С: какой способ выбрать. Ещё нужно право записывать документы в 1С. Его даёт роль в компании: «Владелец» или «Главный бухгалтер». Если права нет, вместо кнопок вы увидите «Записывать в 1С может владелец или админ»: документ появится в разделе «Документы», и решение примет тот, у кого право есть. О правах — на странице Роли и права.Подготовить документ
ИИ-бухгалтер готовит такие документы: реализация товаров и услуг, поступление товаров и услуг, платёжное поручение входящее и исходящее, приходный и расходный кассовый ордер, авансовый отчёт, списание товаров, новый контрагент, новый договор, отмена документа.1
Попросите в чате
Напишите, что оформить: «Оформи реализацию ТОО „Альфа“ на 10 мешков цемента М500 по 3 000 тенге, сегодняшним числом». Или приложите акт, накладную, счёт-фактуру или договор и напишите «Оформи поступление по этому файлу» — контрагента, дату, номер, позиции и суммы ИИ-бухгалтер возьмёт из файла и из 1С.Чтобы ИИ-бухгалтер точно готовил документ, а не только отвечал, под полем вопроса выберите режим «Подготовить документ».
2
Ответьте на уточнения
Если подходят несколько договоров, карточек номенклатуры или неясно, цена с НДС или без, ИИ-бухгалтер спросит и предложит варианты. Похожее значение он сам не подставляет.Если контрагента в 1С нет, ИИ-бухгалтер сначала подготовит документы «Новый контрагент» и «Новый договор» и проверит контрагента по спискам Комитета государственных доходов. Основной документ он соберёт после того, как вы их запишете.
3
Проверьте карточку документа
В чате появится карточка с пометкой «Черновик · ещё не в 1С». В ней дата, контрагент с БИН, договор, сумма и НДС, счета, назначение. Карточка показана прямо в чате или в панели справа от него.Сверьте реквизиты и суммы с первичным документом — чек-лист есть на странице Проверять ответы ИИ-бухгалтера.
4
Прочитайте предупреждения
В жёлтом блоке «Проверьте перед записью» сказано, что ИИ-бухгалтер подставил сам: договор по умолчанию, ставку НДС из карточки, счета по прошлым документам. Записать можно, но сначала убедитесь, что это верно.В красном блоке «Записать пока нельзя» сказано, чего не хватает. Кнопки записи неактивны, пока причина не устранена. Наведите на кнопку, чтобы увидеть причину.
5
Примите решение
Нажмите одну из кнопок на карточке — они описаны ниже. Запись требует подтверждения: откроется окно, где сказано, что произойдёт, и кнопка с тем же названием.
Кнопки на карточке
Кнопка Записать и провести записывает документ в 1С и проводит его. После проведения Tungo сверит проводки, которые сделала 1С, с теми, что ожидал ИИ-бухгалтер. Кнопка Записать черновиком записывает документ в 1С без проведения: проводок не будет, вы проверите и проведёте его в 1С сами. Кнопка Отклонить закрывает документ без записи в 1С. В окне «Отклонить документ?» выберите готовую причину — «Не тот контрагент», «Неверная сумма», «Не тот договор», «Уже есть в 1С» — или напишите свою. Без причины отклонить нельзя: ИИ-бухгалтер учитывает её в следующий раз. Отдельной кнопки для правки на карточке нет. Напишите в чате, что исправить: «Договор не № 9, а № 12», «Сумма без НДС». ИИ-бухгалтер подготовит исправленный документ новой карточкой. Если прежняя карточка осталась со статусом «Ждёт решения», отклоните её, чтобы не записать по ошибке. Если при записи появилось «Такой документ в 1С уже есть», запись остановлена, чтобы не создать дубль. Найдите документ в 1С и отклоните карточку с причиной «Уже есть в 1С».Что означают статусы
Статус написан на карточке документа в чате.
Слово «черновик» встречается в двух значениях. Пометка «Черновик · ещё не в 1С» на карточке значит, что документ существует только в Tungo. «Записано черновиком» значит, что документ уже в 1С, но не проведён: на остатки и отчёты он не влияет, пока вы его не проведёте. «Проведено» значит, что документ в 1С проведён и сделал проводки, как если бы вы провели его сами.
Раздел «Документы»
В пункте меню Документы собрано всё, что ИИ-бухгалтер подготовил по открытой компании — из всех чатов. Число рядом с пунктом показывает, сколько документов ждут решения. В разделе есть вкладки «Все», «Ждут решения», «Записано», «Ошибки» и «Отклонено». В поле поиска можно ввести номер, контрагента, БИН или сумму. Нажмите строку — откроется чат, в котором появился документ: там его карточка и кнопки. Метки в колонке «Статус» короче, чем статусы на карточке. «Нужен ответ» значит, что документ ждёт решения, но записать его пока нельзя: чего-то не хватает. Метка «Ждёт решения» объединяет статусы «Ждёт решения» и «Одобрено, ещё не записано», а метка «Проведено» — статусы «Проведено» и «Проведено и сверено». «Черновик в 1С» соответствует статусу «Записано черновиком», «Расхождение» — статусу «Проведено, есть расхождения в проводках», «Ошибка записи» — статусу «Ошибка записи в 1С». Метка «Отклонено» совпадает со статусом.Что дальше
- Спросить по данным своей 1С: найти документ, который уже есть в базе.
- Создать пользователя 1С для Tungo: что должно быть разрешено, чтобы запись проходила.
- Документ не записался в 1С: если запись не прошла или кнопки записи неактивны.